Sociedad de la Información

A partir del 31 de diciembre de este 2009 deberá estar plenamente operativa la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAESCP). Esta ley establece tanto el derecho de los ciudadanos a poder realizar los trámites administrativos utilizando procedimientos electrónicos como la obligación de la Administración de proporcionar servicios por estas vías. Supone, prácticamente introducir definitivamente la Sociedad de la Información en las administraciones públicas.

A priori, parece que el objetivo es alcanzable y muy interesante. Ya algunas administraciones han logrado importantes cosas y podemos hablar de e-Administración. Pero, realmente se alcanzará el objetivo propuesto en su totalidad. Especialmente difícil parece en el caso de los Ayuntamientos.

Los Ayuntamientos son administraciones cercanas, y por tanto a las que recurrimos con mucha frecuencia. Los impuestos municipales, trámites del padrón de habitantes, quejas, solicitudes, licencias urbanísticas, ayudas, etc., suponen muchas visitas a las ventanillas únicas o servicios de atención de los Ayuntamientos (los que los tienen). A partir del año próximo, ya no tendremos que acudir personalmente, podremos acceder desde casa por internet a cualquier hora del día.

En resumidas cuentas, a partir del 31 de diciembre de este año, los ciudadanos puedan mediante canales telemático y/o telefónico TODO lo que ahora pueden realizar en su Ayuntamiento de forma presencial, ya sea en el Registro de Entrada/salida, la oficina de Información Municipal o la consulta personal o telefónica sobre el estado de tramitación de un expediente.

Esto, en principio, no obliga a la administración electrónica a los Ayuntamientos, no los obliga a tramitar electrónicamente, pero si a dar el acceso electrónico. Es decir, en la teoría, los Ayuntamientos que hoy procesan los expedientes mediante el clásico tratamiento en papel (con editores de texto como el Microsoft Word) podrían seguir haciéndolo. Pero que complicado será un sistema que tramita en papel, y muestra por internet los distintos estados del flujo de tramitación.

Es prácticamente imposible. Por lo tanto, los Ayuntamientos se ven obligados no solo a tramitar sus expedientes electrónicamente, mediante software de workflow sino además a incorporar exhaustivamente la administración sin papeles, mediante gestión documental y firma digital.

Esto no es sencillo. Muchos ayuntamientos pequeños no lo lograrán, y estarán obligados a acogerse a disponibilidades presupuestarias para justificar su incumplimiento. Esperemos que sean los menos.

Para implantar un sistema de tramitación electrónica la mayor dificultad es organizativa: tiempo y recursos para afrontar el análisis y definición de los procedimientos, normalización de la documentación, formación del personal, implantación de la solución y gestión del cambio. Debe existir un catálogo de procedimientos (que incluya la descripción de cada procedimiento, sus requisitos, unidad tramitadora, plazos, fundamento legal y formularios correspondientes). El catálogo debe estar publicado en Internet a disposición de los ciudadanos. Por tanto, es necesario disponer de un sitio web (Sede electrónica y/o Punto de Acceso a los Servicios Electrónicos). La información publicada sobre los procedimientos debe estar actualizada y ser veraz, y los formularios deberán estar normalizados. Al menos con esto, los ciudadanos ya sabremos con exactitud que requerimientos tiene un determinado expediente y así no vernos con el frustrante “vuelva usted mañana y tráigame este otro papel…”. También es necesario publicar electrónicamente las actuaciones generales de la Administración Local: Boletines Oficiales, tablón anuncios, decretos, edictos, etc.

Los ciudadanos pueden presentar y recibir documentos electrónicos y la administración tiene la obligación de asegurar su conservación. Si a esto le sumamos el derecho de no aportar datos y documentos que ya obren en poder de la Administración, significa que resulta necesaria la implantación de un sistema de gestión documental y otro de gestión de terceros, ambos integrados con la gestión de expedientes. Aunque resulte una obviedad (no lo es económicamente), para garantizar la conservación de los documentos y la información, la infraestructura (servidores, comunicaciones, bases de datos, aplicativos, etc.) deberá estar correctamente securizada, además de adecuadamente dimensionada para garantizar la disponibilidad y calidad del servicio. Es oportuno recordar, que además de la LAECSP, es necesario cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos, la Ley de Propiedad Intelectual, etc.

Para soportar el flujo electrónico de la información entre la Administración y los ciudadanos, es necesario implantar un Registro telemático de entrada/salida, un sistema de Notificaciones electrónicas, un servicio de Infraestructura de Clave Pública o PKI (para la firma electrónica y validación de originales electrónicos, acreditación de identidad, etc) y un servicio de Pasarela de Pagos, todos ellos integrados con la gestión de expedientes, gestión documental y terceros. En el caso de la Pasarela de Pagos, también es necesario interoperar con los aplicativos de recaudación; el ciudadano deberá poder descargar cartas y justificantes de pago, domiciliar recibos y pagar los recibos pendientes.

En definitiva, las dificultades en las que están sumidos en este momento todos los Ayuntamientos de España de cara a este 2010 son enormes técnicamente lo que nos hace pensar que el porcentaje de cumplimiento será muy diverso, pero al mismo tiempo los objetivos son realmente interesantes para los ciudadanos, que deberán ver muy mejorada su relación con las administraciones locales.