L’idea d’anar cap a una Administració electrònica és molt suggerent, però no hem de menystenir les dificultats i els entrebancs que ens podem trobar en el camí de la seva implementació. M’agradaria plantejar una sèrie de qüestions de forma succinta al voltant del tractament de la dades en format electrònic per part de l’Administració i de la problemàtica que planteja la creació i conservació dels Arxius electrònics perquè reflexionem des de l’òptica de l’arxiver i/o gestor documental.
Actualment, uns dels primers problemes amb el qual ens podem trobar és la inaccessibilitat a aquest nou “sistema” d’una part de la població, ja sigui per desconeixement, per manca de recursos o, per “por” a la tecnologia, no per les eines en sí sinó pels dubtes que genera el manteniment de la privacitat en la xarxa, a que la gent se’n refia més del paper a la mà que en forma d’arxiu electrònic… Enderrocar aquesta barrera, a vegades cultural a vegades de coneixements, serà una tasca que les Administracions hauran de fer a consciència.
Un dels altres problemes que apareixen és que algunes administracions no tenen ben resolt aquest tema, ens podem trobar que , per exemple, podem enviar sol·licituds a determinades subvencions de manera telemàtica però que la pròpia administració ens demani que els hi enviem aquesta mateixa sol·licitud en paper, juntament amb les còpies del DNI, registre d’associacions, etc. Conseqüentment se’ns presentarà la problemàtica de la duplicitat de documents, amb els inconvenients que això suposa, o que un expedient el podem tenir una part en paper i una part en format electrònic, de manera que sorgirà el problema de com el podrem mantenir unificat de cara a la seva conservació, tractament, expurgació o conservació permanent.
De cares a la conservació d’aquesta documentació hi ha una sèrie de problemes que encara no han estat resolts correctament:
D’una banda, tenim la conservació estricta de la dades, ja que si bé aquestes no ocupen un lloc físic tant voluminós com les seves homònimes en paper és cert que requereixen de discos durs, servidors, serveis d’allotjament web, suports d’emmagatzemament (cd, DVD,…) i tecnologia per a la seva conservació. Aquesta conservació planteja forces interrogants que caldria resoldre per poder avançar de cares a un tractament rigorós de la seva conservació. Tots els formats seran llegibles d’aquí uns anys? Els suports (DVD,…) aguantaran el pas dels anys sense malmetres? Tindrem lectors de tots els suports físics? Crec que tothom recorda el vídeo 2000 o el floppy disc per posar dos exemples.
De l’altra, cal tenir en compte el format en que es desaran aquests formularis i documents. La ISO 32000 suposa, en aquest aspecte, un avenç significatiu ja què converteix el format PDF d’Adobe en un estàndard dels documents electrònics. Aquesta característica suposa que es podran crear programes públics per al tractament d’aquest format, fet que suposarà que el seu ús s’estengui molt més. Tot i això, queda per comprovar la total garantia del format, com de qualsevol format digital, respecte a la protecció de la informació: confidencialitat, autoritzacions, autenticitat, integritat, no repudi i traça. Problemes tots aquests al quals cal donar una resposta clara.
De les solucions que es trobin a tots els problemes que giren entorn dels Arxius electrònics en depèn el seu èxit. A dia d’avui, considero que encara no són la panacea universal i que presenten clarobscurs, tot i que representen una oportunitat hem d’aprofitar.
Comentaris recents